El estereotipo de la típica secretaria que tomaba dictados, recibía llamadas telefónicas, atendía visitas y llevaba el café al jefe y visitas ha quedado atrás.

Hoy que se celebra el Día de la secretaria rendimos homenaje a cientos de profesionales que con su esfuerzo y empuje aportan a diario un grano de arena en el crecimiento de las empresas.

Blanca Nieves López es un claro ejemplo de ello. Desde hace 31 años labora para Banco Atlántida, donde se ha desempeñado como secretaria de diferentes gerentes y departamentos hasta llegar al ascenso. Se tituló como secretaria comercial en 1976 y desde entonces sus aspiraciones siguieron varios caminos, llevándola a cursar desde una licenciatura en pedagogía hasta una maestría en administración de empresas.

Su eficiente desempeño dentro de la empresa en la que labora le ha dado frutos, hasta llegar al puesto gerencial.
Actualmente funge como oficial de Recursos Humanos, teniendo a su cargo las capacitaciones de todo el personal en la zona norte.

Combina sus labores en el banco con su gran pasión, la pedagogía. Imparte clases de pregrado y posgrado en la Universidad Católica de Honduras Nuestra Señora Reina de la Paz.

López dice que actualmente se le ha dado más apertura a la secretaria en su campo debido a que las empresas requieren más de ellas y es necesario que tengan conocimientos en administración y contabilidad para manejar planillas y presupuestos.

Perfil
La secretaria constituye para la gerencia un apoyo indispensable en su gestión, pues gracias a ella puede lograr que sus acciones alcancen los logros planteados.

Una secretaria bien integrada a las funciones del gerente moderno es capaz de colaborar con sus acciones, todos aquellos requerimientos necesarios para que se manifieste un rol de un gerente proactivo, capaz de afrontar los retos y generar los cambios, transformaciones que los escenarios modernos demandan.

“Este perfil se ha visto renovado y de secretaria telefonistas o mecanógrafas han pasado a ser asistentes administrativas o ejecutivas. Esto surgió como producto de la competencia y la necesidad de bajar los costos; las empresas han reducido el número de secretarias y han optado por ampliar el concepto al de asistentes administrativas o asistentes ejecutivas, ampliando así sus funciones. En algunas empresas ya no es una asistente por ejecutivo, sino que se forman equipos o ‘pul’ de asistentes para varios ejecutivos o todo un departamento”, explica Nidia Colindres de Mandujano, jefa de Desarrollo Organizacional y Cultura de OPSA.

Las funciones estrictamente secretariales han disminuido producto de la tecnología. Colindres señala que ahora todo se maneja en una computadora, con agendas, las convocatorias se envían por Internet, los procesos de gestión contables se hacen por medio de los software que se manejan igual en línea, incluso en muchos de los casos son los mismos ejecutivos los que ingresan sus gestiones y el documento les regresa ya revisado o autorizado.

En fin, puede decirse que todo está automatizado.

Funciones
Ahora la gestión de la secretaria asistente está más en función del nexo entre el gerente o ejecutivo con los clientes o proveedores internos.

Manejan alguna parte de los proyectos de los jefes, algunas tienen asignaciones de manejo de reportes. Por todo esto el gran reto de las secretarias hoy es volverse cada vez más competitivas profesionalmente.
“Para la secretaria que está pasando de ser una asistente ejecutiva mi consejo es que valore el nuevo rol, que se sienta orgullosa de ser hacedora de soluciones”, dice Colindres.

La gerencia no debe descuidar jamás el desempeño y rendimiento de su secretaria, debe apoyarla en pro de su crecimiento personal y proporcionarle la capacitación y el desarrollo requeridos. Requieren definitivamente las empresas estar más atentas a la hora de seleccionar a la secretaria ejecutiva que cumpla con el perfil que el tiempo presente demanda, de lo contrario, el comportamiento organizacional se verá afectado y su clima no beneficiará para nada a la empresa.

Cualidades de la nueva secretaria ejecutiva
- Capacidad para adaptarse a los cambios.
-Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento justo a tiempo de técnicas y principios de gestión.
- Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y mejoramiento organizacional.
- Tolerante ante la incertidumbre con que se mueven los negocios.
- Con capacidad de crear, innovar e implementar.
- Con visión global del negocio de la empresa.
- Hablar un porcentaje de inglés.
-Capaz de manejar la tecnología informática moderna para obtener información y conocimiento de valor agregado.
- Con carácter, personalidad, hábitos y estilos proactivos y de alto estándar profesional.